L’Associazione Volontari dell’Adda si occupa anche della gestione della Segreteria di Campo che è il centro nevralgico di un campo sia che questo sia di soccorritori che di sfollati. La segreteria di un campo soccorritori ha una funzione essenziale nella gestione di una emergenza / esercitazione al fine di ottenere un coordinamento e un utilizzo ottimale delle risorse sia umane che materiali presenti in un campo e nell’espletamento delle attività burocratica e/o amministrative. La Segreteria viene costituita ogni qual volta un gruppo di soccorritori opera in emergenza o esercitazione, in modo particolare quando la situazione di crisi si protrae nel tempo. Alla Segreteria vengono demandate tutte le attività amministrative, tecniche e logistiche del campo, in modo particolare essa deve mantenere attivo ed aggiornato lo stato delle risorse presenti al campo: uomini, mezzi, apparecchiature.
Gli operatori di segreteria saranno in costante contatto con il DI. MA., o con il direttore delle operazioni per supportarlo nella gestione delle risorse.
In definitiva la Segreteria non è il luogo “di gestione delle carte” come qualche volta viene considerata, ma lo strumento che permette di raggiungere l’obbiettivo del soccorso, utilizzando in modo coerente, le risorse umane e le attrezzature necessarie al superamento dell’emergenza.
Il personale che opera nella Segreteria sarà di volta in volta scelto tra i presenti all’emergenza, dando preferenza agli operatori che in altre occasioni abbiano già svolto la mansione. Un’esigenza indispensabile è la conoscenza dell’uso di un Personale Computer e di software dedicati.